Políticas

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377 de 2013, la FABRICA DE HILOS Y PRODUCTOS VARIOS S.A. (quien en adelante se nombrara como; FAHILOS S.A.), identificada con número de NIT. 890.900.342-5, adopta la siguiente Política para el Tratamiento De Datos Personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados, o que en un futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales, laborales y/o contractuales.
Todas las personas que en el desarrollo de las actividades comerciales, laborales y contractuales entre otros, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a FAHILOS S.A., cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. FAHILOS S.A. en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información decarácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, así mismo da cumplimiento en todo momento a los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas naturales, razón por la cual adopta y aplica la presente Política de tratamiento de la información.
FAHIOS S.A. es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados la presente Políticaque contiene todos los elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Los datos personales administrados o tratados por FAHILOS S.A. provienen del ejercicio de sus funciones de carácter privado y del normal desarrollo de su
actividad económica definida en su objeto social.

Los Titulares de la Información son Personas naturales cuya información personalsea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de FAHILOS S.A., quien actúaen calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. Así mismo por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; también por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y finalmente por estipulación a favor de otro o para otro.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere la Constitución Política de Colombia y las leyes y reglamentos que la desarrollan.

  •  Ser informado por FAHILOS S.A. del uso que se le dará a sus datos personales, es decir la finalidad de los datos suministrados, los cuales se encuentran consignados en estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales
  •  Consultar la información suministrada y que se encuentra bajo la administración de FAHILOS S.A.
  •  Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FAHILOS S.A.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado; Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, siguiendo los conductos y canales de atención.

4. DEBERES DE FAHILOS S.A. CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

FAHILOS S.A., al actuar como responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

4.1. DEBERES DE FAHILOS S.A.RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO:

  •  Solicitar y conservar, copia (de manera digital o física) de la respectiva autorización otorgada por el titular de datos personales;
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Las cuales se encuentran consignadas en esta Política de Tratamiento de datos personales;
  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización;
  • Informar, si lo solicita y es el titular, sobre el uso dado a los datos personales;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

4.2. DEBERES DE FAHILOS S.A. RESPECTO DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES  Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política;

  • Garantizar la reserva de la información, aun habiendo finalizado la relación que dio lugar al tratamiento de los datos personales, por lo que en consecuencia, todas las personas vinculadas de alguna manera en el manejo de bases de datos deberán suscribir un compromiso de confidencialidad, que persiste y se mantiene aun después de finalizada su relación con FAHILOS S.A.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Actualizar la información cuando sea necesario;
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

 

4.3. DEBERES DE FAHILOS S.A. CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO.                             Suministrarle al Encargado las instrucciones y el alcance del tratamiento del dato;

  • Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013 o las normas que lo modifiquen o reglamenten;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga actualizada;
  • Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes;
  • Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Exigir al Encargado el cumplimento de estas Políticas de tratamiento de información de FAHILO S.A. 4.4. DEBERES DE FAHILOS S.A. RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
  • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.5. DEBERES DE FAHILOS S.A. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Es importante resaltar que FAHILOS S.A., actualmente no actúa como encargado del tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento), pero Si eventualmente, FAHILOS S.A. realizara el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

  • Realizar el tratamiento del dato de conformidad con las instrucciones impartidas por el Responsable;
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política;   Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto;
  • Informar las eventuales violaciones a los controles de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares a la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.

5.1 PARAMETROS O PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por FAHILOS S.A., serán tratados de manera leal y lícita dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, que involucra el manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores de edad, por lo que a continuación de describen los parámetros que enmarcan estas políticas; El acceso y la circulación de los datos de los cuales FAHILOS S.A actúa como responsable están destinados a cumplir una función que corresponden a La fabricación y comercialización de artículos textiles, por lo cual, se garantizará su acceso de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre los datos que no sean de naturaleza pública, el acceso y la circulación será restringido acorde a las autorizaciones dadas por el titular o las personas previstas en la ley, por lo que se deben implementar los controles técnicos que aseguren el acceso controlado a la información de los datos sujetos a este tratamiento. La Confidencialidad de los datos tendrá efectos durante todo el proceso del ciclo de la información, por lo que se garantiza la reserva de la información, aun habiendo finalizado la relación que dio lugar al tratamiento de los datos personales, por lo que en consecuencia, todas las personas vinculadas de alguna manera en el manejo de bases de datos deberán suscribir un compromiso de confidencialidad, que persiste y se mantiene aun después de finalizada su relación con FAHILOS S.A. La Seguridad que FAHILOS S.A. adopta, está encaminada a brindar todas las medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar alteración, pérdida, consulta, destinación o acceso no autorizado o fraudulento respecto a la información de carácter personal. La Veracidad o Calidad contenida en las bases de datos de FAHILOS S.A está sujeta a la información suministrada por el titular de la información, quedando eximida FAHILOS S.A de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.

5.2 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El Tratamiento de los datos Públicos, no requiere previa autorización del titular de la información, por lo que FAHILOS S.A trata sin previa autorización dichos datos. El Tratamiento de los datos Privados, por su naturaleza íntima y reservada serán tratados siempre y cuando el titular de la información lo haya autorizado previamente, salvo en los casos que por ley no se requiera de dicha autorización, o que sean requeridos por algún organismo con la autoridad necesaria para solicitar información. El Tratamiento de los datos Semiprivados y Sensibles, tendrá el mismo tratamiento de los datos privados, es decir que solo se trataran cuando el titular del dato haya autorizado previa y expresamente su tratamiento, salvo en los casos en que no se requiera autorización, tales como salvaguardar el interés vital del titular o en el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o por solicitud de algún ente con la autoridad necesaria para solicitar información. Para el Tratamiento de datos de menores de edad se exigirá al representante o tutor legal del niño, niña o adolescente, la autorización del tratamiento de los datos del menor, y solo se trataran siempre y cuando se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. La autorización de uso y Tratamiento de datos personales se solicitara de manera previa y expresa en los casos diferentes a los datos de naturaleza pública, por cualquier medio que permita ser sujeto a prueba. En cuanto al tratamiento de los derechos a que los titulares de los datos tienen de acuerdo a la ley 1581 de 2012, el derecho de acceso y consulta, a reclamar, rectificar y actualizar, a suprimir los datos y/o revocar la autorización, estos se ejercerán a través de los canales destinados para este objeto, y dentro de los términos establecidos, y que se encuentran consignados en estas políticas. Estos derechos se garantizan para el titular de los datos o a quien legítimamente le de poder para ejercerlos, previa acreditación de identidad de titular, legitimidad, o personalidad de su representante, derechos que se podrán ejercer sin costo o erogación alguna. La protección de datos en los Acuerdos y/o Contratos estará regida por las cláusulas que permiten obtener de manera previa y expresa la autorización del tratamiento de los datos personales relacionados con la ejecución del contrato, que permiten recolectar, modificar o corregir, en el futuro, datos personales. El tratamiento de las videograbaciones recolectados directamente en los puntos de seguridad, obtenidos dentro o fuera de las instalaciones de FAHILOS S.A., éstos serán tratados para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FAHILOS S.A. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. La vigencia de las bases de datos de las cuales FAHILOS S.A. es responsable, tendrán una vigencia igual a la duración de la sociedad FAHILOS S.A

5.3. FINALIDAD

La Finalidad legitima, informada, temporal, y material, para cumplir los fines relacionados con nuestro objeto social y más claramente con las siguientes finalidades;

  • Para el eficaz desarrollo y la fabricación y comercialización de los productos en los que se enmarca el objeto social de FAHILOS S.A., cuyas principales actividades corresponden a La fabricación y comercialización de artículos textiles;
  • La gestión comercial y todo lo relacionado con esta, como campañas de ventas, cobranzas, etc.;
  • Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales.
  • Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos de personas.
  • Para el análisis prospectivo sobre preferencias y tendencias de nuestros productos y servicios.
  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con FAHILOS S.A., respecto de cualquiera de los productos ofrecidos, que haya o no adquirido el Titular del dato o respecto de cualquier relación comercial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
  • Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de FAHILOS S.A., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FAHILOS S.A. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. En cuanto a los procesos de reclutamiento y selección de personal, así como verificación de referencias, FAHILOS S.A. podrá realizar todas las actividades necesarias para adelantar y culminar dichas actividades como, entre otras, las siguientes:
  • Acceder, consultar, validar o corroborar los datos personales (privados, semiprivados, sensibles o reservados) que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de otros empleadores o cualquier Entidad Pública o Privada.
  • Contactar a terceros para corroborar la información o solicitar referencias personales, laborales o profesionales. Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados o en el desarrollo de ocupar una vacante de FAHILOS S.A. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En tal virtud, FAHILOS S.A. utilizará los datos personales para los siguientes fines:
  • Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad Social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos;
  • Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes;
  • Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales de la empresa.
  • Los datos de los familiares de los empleados, tendrán la finalidad de envío de información sobre diferentes brigadas de promoción y prevención, y en general a los eventos adelantados por la empresa para los familiares de los empleados.

6. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DE HABEAS DATA.

A continuación se relacionan los canales y los procedimientos para garantizar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a la protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Los titulares de la información pueden comunicarse al número fijo en Antioquia 448 21 20, o enviar su solicitud a través del correo electrónico bdatos@fahilos.com. Independientemente del mecanismo utilizado para la atención de las solicitudes o peticiones de consulta, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), éstas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo por los medios destinados para tal fin. Estos derechos se garantizan para el titular de los datos o a quien legítimamente le de poder para ejercerlos, previa acreditación de identidad de titular, legitimidad, o personalidad de su representante, derechos que se podrán ejercer sin costo o erogación alguna. De no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el responsable de la recepción y trámite de la solicitud considera que no es la persona indicada para dar solución a la solicitud, deberá re direccionarla a la persona indicada, sin que esto sugiera aumentar el tiempo de respuesta o solución a dicha solicitud

7. DATOS DEL REPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS:

Nombre o Razón social: FABRICA DE HILOS Y PRODUCTOS VARIOS S.A.

Domicilio o dirección: CL 79 B SUR 54 80

Correo Electrónico: bdatos@fahilos.com

Teléfono: 4482120

Página WEB: www.fahilos.com.co